Introdução: Entenda a
NFe
Muitas empresas ainda não estão familiarizadas com as novas normas implantadas para a Emissão das NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas). A confusão vai desde a emissão até o recebimento dos documentos e o arquivamento dos arquivos XML.
Antigamente o processo de venda era mais simples, o fornecedor emitia a
Nota Fiscal, encaminhava a via do cliente e uma cópia para o contador fazer os
registros contábeis e fiscais. Após esse procedimento, o cliente apenas
guardava uma via da Nota Fiscal, e isso era o suficiente para finalizar o
processo. Com a implantação do sistema de NF-e – Nota Fiscal Eletrônica - novos
itens surgiram, porém, sem a devida divulgação de todas etapas a serem
seguidas.
DANFE, XML, Protocolo, etc., afinal, o que muda? Qual é o procedimento a
ser executado? O que passa a ser obrigatório? O que devo fazer com essas novas
variáveis? Essas e outras dúvidas pairam na mente dos contribuintes. Nos sites
do Sefaz tudo está bem explicado, inclusive com menus de dúvidas mais
frequentes; O que falta é a divulgação desses mecanismos de ajuda.
DANFE
O que é o DANFE?
DANFE (Documento Auxiliar de Nota
Fiscal Eletrônica) trata-se de um documento auxiliar, sem valor fiscal, uma
forma simplificada de representar a NF no momento do transporte das
mercadorias. A sua principal função é facilitar o transporte das mercadorias,
devendo ser impresso pelo vendedor antes do translado. Não possui valor fiscal
e não precisa ser arquivado. A informação mais relevante inserida no documento
é a chave da nota, o que permite a consulta do arquivo XML.
Funções do DANFE
Há outras funções pertinentes ao DANFE, como por exemplo, representar a NF-e em
casos de contingência: o arquivo deve ser impresso em um formulário de
segurança, como no caso do Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN)
ou ainda, no DPEC, onde o documento é impresso em papel comum. Relembrando que
o DANFE não substitui a NF e não se deve confundir com a NF-e, salvo casos em
que destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e. O
destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à
NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em
substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à
administração tributária, quando solicitado.
Em resumo, o DANFE é mera representação gráfica da NF-e, e não é a NF-e
(documento fiscal). Aos contribuintes que não estão preparados para recepcionar
a NF-e são facultados proceder à escrituração com base nas informações contidas
no DANFE e mantê-lo em arquivo em substituição ao documento fiscal. Porém, a
obrigação de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade e a
existência de autorização de uso da NF-e aplicam-se a todos os destinatários,
sejam eles credenciados a emitir a NF-e ou não, tratando-se de uma segurança
adicional ao destinatário.
ArquivoXML
O que é o arquivo XML?
O XML é o padrão de documento utilizado
pelo órgão responsável pela implantação do sistema de NF-e do Governo. O layout
utilizado será aplicado em todo o território nacional, respeitando os conceitos
antigos de escrituração fiscal e adicionando melhorias visando maior controle
de tais transações. O que muitas empresas ainda não entenderam é que o XML é a
própria Nota fiscal, e a leitura desse arquivo deve ser feita diretamente nos
sítios da Sefaz ou com programas específicos.
Muitos sistemas podem validar os dados da nota fiscal (XML), porém, isso
não significa que estas foram transmitidas ao posto. Mesmo que a emissão tenha
sido autorizada, sem a comunicação/envio desta, o processo fica invalidado. O
ideal é que o próprio sistema efetue o lançamento da nota fiscal e o envio
automático do arquivo XML ao cliente. A legislação obriga o emitente a enviar o
arquivo XML ao cliente no ato da emissão, via e-mail e também deve permanecer
arquivado para a utilização em eventuais visitas de fiscalização.
O que muitas empresas não estão informadas, é que o consumidor também
deve guardar os Arquivos XML, pois como mencionamos acima, eles são os
substitutos das Notas fiscais impressas. O que muitos estão utilizando para
arquivamento e escrituração é o DANFE, cuja finalidade é apenas auxiliar, úteis
apenas para o transporte de mercadorias, inclusive para outros Estados. Cabe
tanto ao cliente quanto ao emitente o arquivamento dos arquivos XML, os quais
podem ser solicitados em eventuais visitas de fiscais.
Observação: A consulta eletrônica das notas fiscais com visualização
completa ficam disponíveis por um prazo de 180 dias, findo esse prazo ficará
disponível apenas a consulta resumida.
Fonte: OTK Sistemas
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