Quase semanalmente são publicados Protocolos e Convênios firmados entre Estados, visando ajustar procedimentos. É imprescindível estar atento a esses ajustes repentinos, sob pena de problemas fiscais posteriores, inclusive no transporte das mercadorias.
Com a novidade da Nota Fiscal Eletrônica as dúvidas e os riscos de incorrer em erros ainda são corriqueiros. A administração deve ter atenção redobrada, adotando uma rotina que proporcione cuidados aos detalhes, em especial para:
a) o preenchimento adequado dos campos da nota fiscal, pois as informações desse documento serão utilizadas pelo fisco para cruzamento de informações com seus clientes.
b) os detalhes dos produtos ou mercadorias, indicando o nome, marca, tipo, modelo, série, espécie, qualidade (composição) e demais elementos que permitam sua perfeita identificação.
c) os códigos de classificação fiscal da operação CFOP utilizados, bem como quanto a indicação da situação e classificação fiscal da mercadoria;
d) eventuais regimes ou condições diferenciadas de tributação. Cuidado especial com convênios celebrados entre os estados, por vezes há convênios restritos a dois ou três estados apenas;
e) o completo preenchimento dos campos bases de cálculo e valor do imposto e seja indicado com precisão e minúcia, no campo observações, todas as bases legais e normativas que afetem a determinação do imposto (suspensão, redução base de cálculo, isenções, alíquotas zero, substituição tributária, entre outras);
f) assinalar sempre os campos que identificam se tratar de uma nota fiscal de entrada ou saída de mercadorias;
g) que as datas de emissão do documento e da efetiva saída não sejam defasadas em relação ao efetivo trânsito da mercadoria/produto;
h) assegurar que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE foi emitido corretamente e em duas vias, uma delas destinada ao transportador contratado;
i) que havendo a entrega e posterior devolução de mercadorias, seja emitida nota fiscal de entrada mencionando o número, série e data da nota fiscal originária e valor total ou parcial da devolução sobre o qual deverá ser calculado o imposto a ser creditado. Se a mercadoria não foi aceita no ato da entrega, obter declaração do cliente, no verso da nota fiscal de entrada ou em qualquer documento, sobre o motivo da devolução, fazendo constar o número do CPF ou CNPJ do cliente; e
j) que se a mercadoria não chegar a ser entregue ao cliente, ter o cuidado de, antes de iniciado o retorno, indicar no verso da 1ª via da nota fiscal o motivo da não entrega, por exemplo: endereço não encontrado, efetuando retorno com a nota fiscal de origem. Quando do ingresso da mercadoria no estabelecimento, emitir nota fiscal pela entrada, mencionando os dados da nota original, guardando esta em arquivo específico com a declaração do transportador.
Alguns cuidados com o próprio cliente são importantes, tais como: acompanhar a regularidade fiscal do cliente e assegurar que, em operações interestaduais, de fato a mercadoria esteja sendo transportada para outro estado. Este último detalhe pode ser prevenido com um Termo de Responsabilidade.
Para prevenir problemas posteriores com a fiscalização, o que pode ensejar desde autuações fiscais até a retenção de mercadorias e produtos nos postos ou barreiras de fiscalização, resta ao contribuinte contar com colaboradores certos para a função fiscal, investir em capacitação e criar um ambiente de interação organizacional, em que todos os setores participem ativamente desse processo de prevenção.
Pequenos gastos regulares com atualização profissional dos colaboradores são importantes, pois as multas decorrentes de infrações fiscais são elevadas. Sugerimos que se crie, na empresa, um constante clima de atualização técnica, onde os colaboradores responsáveis pelo faturamento e escrituração fiscal leiam pelo menos os manuais relativos aos procedimentos do IPI, ICMS, PIS e COFINS, acompanhando também as respectivas legislações.
Fonte: Portal Tributário
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