“O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.”
[Ajuste SINIEF 07/05, Cláusula décima]
Se você é emitente de NF-e então já cansou de ouvir que é obrigação da sua empresa manter o XML das NF-es de emissão própria bem como o XML das NF-es recebidas de terceiros. Nenhuma novidade.
Contudo, este procedimento está realmente sendo executado?
Com o intuito de tranquilizá-lo, ou alertá-lo, seguem alguns cenários e questionamentos que devem ser explorados, junto ao responsável pela gestão destes documentos eletrônicos na sua empresa.
§ Temos os XMLs de mercadorias recebidas acompanhadas por DANFE, desde a data em que nos tornamos emissores de NF-e?
§ A quantidade dos XMLs emitidos e recebidos é a mesma que foi escriturada na EFD Fiscal (ou no SINTEGRA)?
§ Escolha uma NF-e qualquer, recebida há mais de 2 ou 3 anos, a partir de uma escrituração e solicite pela recuperação deste arquivo. Se você teve sorte, e conseguiu o XML, então escolha mais alguns de forma aleatória.
§ Suponha que um agente do Fisco Estadual está na portaria da empresa e solicita uma relação de XMLs recebidos do CNPJ “x” para período de “a” a “b”. Qual a agilidade e garantia em recuperar estes arquivos? (Ele terá tempo de pedir para tomar um café?).
§ Qual o seu grau de certeza de que armazenou, e está entregando, os XMLs no formato determinado pela legislação? (formato de distribuição da NF-e).
§ Quantos dos casos comentados necessitaram de recuperação a partir de backups de informação? A recuperação, a partir da mídia de backup, foi rápida? Sem problemas? Necessitou envolvimento do TI da sua empresa?
§ Poderíamos nos estender por mais cenários bem como incluirmos outros modelos de documentos eletrônicos. Mas, acredito, a ideia principal foi passada: Quem não coloca a prova suas necessidades, quando precisar, pode ter uma surpresa desagradável.
Lamentavelmente, enquanto a obrigação de manter o XML ainda recair ao contribuinte, não há o que se fazer exceto munir-se de softwares e processos que garantam o atendimento da legislação e a tranquilidade fiscal para a empresa.
Fonte: Decision IT
Por Eduardo Battistella
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